1 Algemeen
‘Wijkraad de Naald’ (hierna ‘WdN’) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ‘WdN’.
2 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of emailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.
3 Verwerkt ‘WdN’ persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:
a. Leden van ‘WdN’ (NAW-gegevens, emailadres);
b. Bestuursleden van ‘WdN’ (NAW-gegevens, emailadres, telefoonnummer, rekeningnummer en bestuursfunctie);
c. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-ailadres
en telefoonnummer);
d. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van ‘WdN’ (naam, e-mailadres en telefoonnummer).
4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
’WdN’ is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen zijn hiervoor verschillende beheerders aangesteld:
a. Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door secretaris van ‘WdN’ en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij
de secretaris) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er
mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een veiliggestelde USBstick bewaard, die separaat van de computer
wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de secretaris.
b. Bestuursleden, contactpersonen en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van ‘WdN’. Het betreft hier een digitale administratie op een met een
wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming. Als backup worden de wachtwoorden gedeeld met de voorzitter en vicevoorzitter.
5 Waarvoor verwerkt ‘WdN’ deze gegevens?
De persoonsgegevens die ‘WdN’ verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
a. Leden:
Deze gegevens worden vastgelegd om de ledenadministratie te kunnen beheren.
b. Bestuursleden:
Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden.
c. Contactpersonen:
Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van de belangenbehartiging voor de inwoners van de wijk De Naald.
d. Vrijwilligers:
Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten.
6 Verwerkt ‘WdN’ ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. ‘WdN’ verzamelt en verwerkt deze gegevens niet.
7 Hoe gaat ‘WdN’ met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de wijkraad of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:
a. Leden: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de bestuursleden van ‘WdN’;
b. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de bestuursleden van ‘WdN’;
c. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de bestuursleden van ‘WdN’;
d. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de bestuursleden van ‘WdN’ en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan leden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet, al dan niet in werkgroepverband. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt. De bestuursleden en leden van een werkgroep zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren.
9 Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden na uitschrijving verwijderd.
10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is ‘WdN’ gebonden aan de daarvoor geldende weten regelgeving.
11 Kan ik zien welke gegevens ‘WdN’ van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de secretaris van ‘WdN’ om deze gegevens in te zien. De secretaris is bereikbaar via het algemene emailadres denaald@kpnmail.nl
12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van ‘WdN’, via denaald@kpnmail.nl Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13 Wijzigingen ‘WdN’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. De meest recente versie is via onze website www.wijkraaddenaald.nl te benaderen.
22 oktober 2018